كليات برگزاري جلسه

posted Jun 6, 2010, 10:57 PM by حسين صادق‌فر   [ updated Jul 6, 2011, 11:56 PM ]

كليات

برنامه‌ريزي، برگزاري، مستندسازي و پيگيري جلسات جزو اركان اصلي يك سيستم مديريتي هر سازماني محسوب مي‌شوند كه مديران سازمان‌ها به فراواني با آن سروكار دارند. به‌دليل نبود روش‌هاي مدون، سازمان ها هر روزه زمان زيادي را براي ساماندهي به اين امور اختصاص مي دهند و بيشتر آنها با مشكلاتي در اين زمينه مواجه هستند. در اين بين مستندسازي خروجي جلسات و پيگيري موثر آنها يكي از عناصر اصلي تشكيل دهنده ابزار مديريت جلسات در سازمان ‌هاست كه اگر به درستي انجام پذيرد بخش عمده اي از نگراني هاي مدير سازمان را به منظور حصول اطمينان از اجراي مناسب تصميم هاي گرفته شده برطرف مي سازد.

تنظيم، ثبت، نگهداري و پيگيري ورودي و خروجي جلسات و مسايل مربوط به آنها از خصوصيات مهم ابزار مديريت جلسات است. كليه مراحل مربوط به برگزاري يك جلسه، از رايزني‌هاي قبل از جلسه، جستجوي زمان آزاد براي تشكيل جلسه و تنظيم دستور جلسه گرفته تا مسايل پس از تشكيل جلسه مانند تنظيم صورت جلسه و تخصيص وظايف مرتبط با صورت‌ جلسات به كاركنان سازمان بايد توسط اين ابزار تحت پوشش قرار ‌گيرد.

‌امروزه‌ عواملي‌ چون‌ بزرگ‌ شدن‌ سازمان ها، پيچيدگي‌ ساختار و فعاليت هاي‌ آنها، افزايش‌ متغيرهاي‌ محيطي‌ تاثيرگذار، افزايش صلاحيت كاركنان و تخصصي شدن تصميم گيري ها مديران‌ را ناگزير كرده‌ است براي‌ اداره‌ موثر سازمان، از همفكري ساير سرمايه هاي انساني سازمان كمك‌ بگيرند. بدين‌منظور، مديران‌ معمولاً‌ جلساتي‌ را تشكيل‌ مي‌دهند و با همفكري‌ و تعامل‌ درمورد موضوع هاي‌ مطرح‌ شده‌ به‌ تبادل‌ اطلاعات و تجربيات‌ مي‌پردازند و پيرو آن تصميم هايي‌ را به‌ صورت‌ گروهي‌ اتخاذ مي‌كنند. علاوه بر اين تشكيل‌ جلسات‌ تا اندازه‌ زيادي‌ به‌ بهبود ارتباطات‌ و درك‌ متقابل‌ قسمت هاي مختلف سازمان از يكديگر نيز كمك‌ مي‌كند.

‌اگرچه‌ تعاريف‌ به‌ ظاهر متفاوت‌ از جلسه‌ ارايه‌ شده‌ است‌ با اين‌ حال، اين‌ تعاريف‌ از اركان‌ مشتركي‌ برخوردارند. جلسه‌ را مي‌توان‌ گردهمايي‌ دو نفر يا بيشتر از كساني‌ تعريف‌ كرد كه‌ داراي‌ هدف هاي‌ مشترك‌ هستند و ارتباطات‌ (شفاهي‌ و يا كتبي) را وسيله‌ اصلي‌ نيل‌ به‌ اين‌ اهداف‌ قرار مي‌دهند. 

Comments