فهرست حاضرين جلسه

posted Jul 28, 2010, 11:35 PM by حسين صادق‌فر   [ updated Jul 6, 2011, 11:54 PM ]

فهرست حاضرين جلسه

معمولا عدم حضور به موقع اعضاي جلسه يكي از دلايل ناكارآمدي جلسات است. برخي از اعضاي جلسه دير به جلسه مي آيند و تعدادي هم به دلايل موجه و غير موجه حضور پيدا نمي كنند. اگر براي جلسات آيين نامه اي تدوين شده باشد و در آن تعداد حداقل لازم براي به رسميت رسيدن جلسه مشخص شده باشد دبير جلسه موظف است با حضور اين تعداد از اعضاي جلسه به آن رسميت داده و جلسه را شروع كند. قطعا مصوبات اين گونه جلسات براي تمام اعضاي جلسه از جمله كساني كه حضور هم نداشته اند تكليف خواهد بود.

البته گاهي پيش مي آيد كه جلسه از سوي مدير سازمان به منظور نظرخواهي و مشورت برگزار شده است در چنين مواقعي نيازي به حضور تمامي اعضاي جلسه نيست و چنانكه مدير سازمان مصوبات جلسه را تاييد كند براي اجرا كفايت مي كند.

بهر حال اگر نياز به ثبت زمان حضور اعضاي جلسه ضروري بود لازم است دبيرجلسه اطلاعات لازم را در فرمي تحت عنوان "فهرست حاضرين جلسه" ثبت نمايد. اهم اين اطلاعات به شرح زير مشخص گرديده است ليكن به آنها محدود نمي گردد:

  •  موضوع جلسه
  • محل برگزاري
  • تاريخ برگزاري
  • ساعت شروع
  • ساعت پايان
  • شماره جلسه
  • نام اعضاي جلسه
  • ساعت ورود يكايك اعضاي جلسه
  • ساعت خروج يكايك اعضاي جلسه
  • دريافت امضاء اعضاي جلسه
  • شرح خلاصه مطالب بيان شده در جلسه
Comments