مميزي داخلي تنها يك وظيفه نيست

posted Aug 16, 2010, 6:41 AM by حسين صادق‌فر   [ updated Jul 7, 2011, 12:00 AM ]

مميزي داخلي يا رفع تكليف 

بسیاری از خدایان سیستم های مدیریت معتقد هستند ممیزی داخلی یکی از ارکان مهم این سیستم هاست و باید با برنامه ریزی قبلی و حداقل سالی یک بار انجام پذیرد.

اگر چه ممیزی داخلی یکی از الزامات استانداردهای خانواده ایزو 9000 است لیکن به نظر بنده این الزام تنها در سازمان هایی که به بلوغ مناسبی در حوزه پیاده سازی سیستم مدیریت خود رسیده اند از جایگاه لازم برخوردار است و انجام آن در سازمان هایی که سیستم مدیریت آنها تنها کاریکاتور یک سیستم بالغ است معنی ندارد و نباید هر چند وقت یک بار وقت مدیریت و کارکنان سازمان برای انجام ممیزی داخلی تلف شود.

هنگامي كه مدیریت ارشد بدون ممیزی نقاط ضعف و قوت سازمان خود را می شناسد و می داند که ابزار مناسب برای از بین بردن نقاط ضعف و قوی تر کردن نقاط قوت را به همراه ندارد و یا به خوبی از آنها استفاده نمی نماید چه لزومی دارد ممیزی داخلی را در برنامه های سازمانی خود قرار دهد و برای انجام آن هزینه نماید.

تجربه نشان داده است عوامل مختلفی باعث می گردد ممیزی های داخلی معمولا اثربخش نباشند و در صورت برطرف نشدن این عوامل انجام طبق عادت ممیزی، امری بیهوده و تلف کننده وقت و از همه مهمتر بی اعتقاد شدن کارکنان سازمان به اثربخشی پیاده سازی سیستم مدیریت می گردد. عوامل تاثیر گذار در اثربخش نبودن ممیزی های داخلی در ادامه مشخص شده است لیکن به آنها محدود نمی گردد:  

- رفع نکردن علل عدم اجرای ممیزی داخلی مطابق برنامه ریزی انجام شده،  

- عدم استفاده از ممیزین ذیصلاح،  

- بکارنبستن رویکرد فرآیندی در ممیزی و تمرکز بر مميزي مستندات سیستم مدیریت به صورت جزیره ای،  

- بی تاثیر بودن نتایج ممیزی در ارزیابی عملکرد سازمانی، 

- تنظیم نامناسب و غیرحرفه ای گزارش های ممیزی شامل مصادیق عدم انطباق های صادر شده، 

- پاسخگو نبودن مدیریت ارشد سازمان در ممیزی های داخلی.

برنامه ریزی و انجام ممیزی هاي داخلی تنها دستاوردی که برای سازمان، صرف نظر از هزینه های پنهان اجرای آن به همراه دارد مقدار متنهابهی عدم انطباق بجا و نابجا است که روی دست مدیریت سازمان تلنبار می شود و معمولا بدون آنکه سوابق این عدم انطباق ها سبب ساز بهبود سیستم مدیریت گردد عواقب ناگوار و ناخواسته ای را با خود به همراه می آورد.

مميزي سيستم يا مدير

posted Aug 15, 2010, 7:52 AM by حسين صادق‌فر   [ updated Jul 7, 2011, 12:01 AM ]

مميزي سيستم/مدير

چند روز پيش يك گروه مميزي داخلي را همراهي مي كردم كه قرار بود پروژه اي را در انطباق با الزامات بند 7-3 استاندارد ايزو 9001 مميزي كنند. مدير پروژه كارشناس با تجربه و ماهر و پروژه هم يك پروژه كاملا جديد و داراي ابعاد ناشناخته اي براي سازمان بود. از آن سو مميزين داخلي كارشناسان كم تجربه و عجولي بودند كه مي خواستند با انجام اين مميزي يكي از تكاليف خودشان را به انجام برسانند. فرصت اينكه تمام الزامات بند ياد شده استاندارد مميزي شود نبود و آنچه هم مميزي شد رضايت بخش نبود چرا كه مميزين به دنبال دريافت پاسخ هايي كاملا كلاسيك براي پرسش هاي مطابق با چك ليست مميزي بودند. به عنوان مثال هر چه مدير پروژه مي گفت كه بخش هايي از پروژه را به تاييد كارفرما رسانده است و تصويب وي را در قالب صورت جلسه تصويب گرفته است باز مميزين به دنبال تكميل فرمي خاص بدين منظور بودند كه روح مدير پروژه هم از وجود چنين فرمي اطلاع نداشت.

به نظر من در چنين مواقعي كه امكان مميزي سيستمي وجود ندارد بهتر است مميز به دنبال ارزيابي توانمندي هاي مديريتي صاحب فرآيند بوده و با اين هدف مميزي را به انجام برساند تا مشخص گردد فعاليت هاي صاحب فرآيند چه پپامدهايي براي سازمان به ارمغان آورده است. بسياري از صاحبان فرآيندها كشف نقاط ضعف خود را از يك مميز باتجربه قبول مي كنند ولي دوست ندارند به آنها گفته شود كه مطابق سيستم چه كار بايد مي كردند يا چه نبايد مي كردند.

اگر به تعريف مميزي كه در قسمت قبل به آن اشاره شده است مجدد رجوع نماييد درخواهيد يافت كه ارزيابي مبتني بر واقعيت در كنار سيستماتيك بودن مميزي مطرح شده است بنابراين اگر امكان مميزي سيستماتيك نبود كافيست واقعيت هاي رخ داده را ارزيابي كنيد. 

خطوط راهنماي فرايند مميزي

posted Aug 15, 2010, 7:22 AM by حسين صادق‌فر   [ updated Jul 7, 2011, 12:00 AM ]

مميزي داخلي

استاندارد ايزو 9001 نيازمندي هاي سيستم مديريت كيفيت در حوزه مميزي داخلي را اين گونه مشخص نموده است:

سازمان ‏بايد مميزهاي داخلي را در فواصل زماني طرحريزي شده انجام ‏دهد تا معين كند آيا سيستم مديريت كيفيت:

الف) با ترتيبات طرحريزي شده (ر.ك.7-1) با الزامات اين استاندارد بين‏المللي و الزامات سيستم مديريت كيفيتي كه توسط سازمان ايجاد شده‏اند، انطباق دارد.

ب) به‏ طرز اثربخشي استقرار يافته و نگهداري مي‏شود.

برنامه مميزي با درنظرگيري وضعيت و اهميت فرايندها و حيطه ‏هاي مورد مميزي و همچنين نتايج مميزهاي قبلي طرحريزي گردد. معيارهاي مميزي، دامنه كاربرد مميزي، تواتر مميزي و روش‏هاي آن بايد تعيين گردند. در انتخاب مميزان و انجام مميزي بايد از عينيت و بي طرفي فرايند مميزي اطمينان حاصل شود. مميزان نبايد كار خودشان را مميزي نمايند.

يك روش اجرايي مدون بايد ايجاد شود تا مسووليت‏ ها و الزامات طرح ريزي و انجام مميزي‏، ايجاد سوابق و گزارش دهي نتايج را معين كند. سوابق مميزي  ها و نتايج آنها بايد نگهداري گردند (ر.ك.4-2-4).

مدير مسئول حيطه‏اي كه مورد مميزي قرار مي‏گيرد بايد از اينكه هر اصلاح و اقدامات اصلاحي كه براي برطرف سازي عدم انطباق هاي يافته شده و علل آنها لازمند، بدون تاخير بي‏مورد صورت مي‏پذيرند، اطمينان حاصل ‏نمايد.

فعاليت ‏هاي پيگيري بايد شامل تصديق اقدامات انجام شده و گزارش دهي ‏نتايج‏ تصديق ‏باشد (ر.ك.8-5-2).

يادآوري : ايزو 19011 را به عنوان راهنما ملاحظه نماييد.

 

يادآوري مشاور مديريت: به پيوست اين قسمت فايلي قرارداده شده است كه مي توان از آن بعنوان خطوط راهنماي بكارگيري فرآيند مميزي در سازمان بهره برد.

مميزي چيست

posted Aug 15, 2010, 7:02 AM by حسين صادق‌فر   [ updated Jul 6, 2011, 11:59 PM ]

تعريف مميزي

استاندارد ايزو 9000 مميزي را اين گونه تعريف مي نمايد: مميزي فرآيندي سيستماتيك، مستقل و مدون براي كسب شواهد مميزي و ارزيابي مبتني بر واقعيت آن به منظور تعيين ميزان برآورده شدن معيارهاي مميزي است.

يادآوري 1: مميزي هاي داخلي كه به آن مميزي هاي شخص اول نيز گفته مي شود، توسط خود سازمان يا از جانب آن به منظور بازنگري مديريت و ديگر مقاصد داخلي انجام مي شوند و ممكن است مبنايي براي خود اظهاري سازمان در مورد انطباق باشد. در بسياري از موارد، به خصوص در سازمان هاي كوچك، شرط استقلال مي تواند نداشتن مسئوليت در حيطه فعاليت هايي كه قرار است مميزي شوند، اثبات شود.

يادآوري 2: مميزي هاي خارجي شامل مميزي هايي مي باشند كه معمولا به آن ها مميزي هاي شخص دوم و شخص سوم گفته مي شود. مميزي هاي شخص دوم توسط طرف هاي ذينفع سازمان از قبيل مشتريان يا اشخصاص ديگري از جانب طرف هاي ذينفع انجام مي شود. مميزي هاي شخص سوم توسط سازمان هاي مميزي شونده بيروني و مستقل، از قبيل سازمان هايي كه انطباق با الزامات ايزو 9001 يا ايزو 14001 را ثبت كرده و يا گواهينامه مربوطه را اعطا مي نمايند، انجام مي شوند.

يادآوري 3: به حالتي كه در آن دو يا چند سيستم مديريت با يكديگر مميزي شوند، مميزي تركيبي اطلاق مي شود.

يادآوري 4: به حالتي كه در آن دو يا چند سازمان مميزي كننده، براي يك مميزي شونده با يكديگر همكاري دارند، مميزي مشترك اطلاق مي شود.

 

1-4 of 4