هنگام تدوین خط مشی کیفیت در سازمان علاوه بر اینکه باید به رعایت نیازمندی های بند (5-3) استاندارد ایزو 9001 توجه کامل بشود توصیه می نمايم موارد زیر را نیز از نظر دور نداشته باشید.

- به اهدافی در خط مشی کیفیت اشاره نمایید که از جمله الزامات استاندارد ایزو 9001 نباشند. چرا که در این صورت فرصت توجه به اهداف کیفیت مناسب را از دست می دهید و هیچ دستاوردی (آنهم در بهترین حالت) به جز الزامات ایزو 9001 نخواهید داشت.

- در تدوین خط مشی کیفیت سازمان خود از نگارش مناسب حتما بهره ببرید. چرا که شما در حال انجام یک کار استاندارد هستید و خوب نیست که بیانیه خط مشی کیفیت سازمان شما از نظر نگارش غیر استاندارد باشد. بعنوان مثال بکاربردن کلمات و عبارت های غیر فارسی مانند پرسنل اصلا جایز نیست و باید به جای آنها از معادل های فارسی مانند کارکنان استفاده نمایید.

- اهداف کیفیت را به صورت جداگانه تعیین نمایید. گاهی اوقات مشاهده می گردد مدیران سازمان ها هنگام تدوین بیانیه خط مشی کیفیت چند هدف را در یک عبارت بکاربرده و با حرف ربطی "و" آنها را از یکدیگر جداسازی می نماید و این درست نیست.

- بین خط مشی و اهداف کیفیت و سایر ابزارهای مدیریتی مانند استراتژی، ماموریت و چشم انداز تفاوت قایل شده و این ابزار را بجای یکدیگر و به صورت ترکیبی مورد استفاده قرار ندهید. 

يكي از الزامات بسيار مهم استاندارد ايزو 9001 كه در ويرايش هاي اوليه اين استاندارد اصلا نامي از آن برده نشده بود، فرايند ارتباطات داخلي در سازمان است. بسياري از كساني كه بعنوان نماينده مديريت يا مشاور در پياده سازي استانداردهاي ايزو 9001 فعاليت مي كنند باسردرگمي زيادي در مواجهه با اين الزام استاندارد روبرو هستند.

يكي از راهكارهايي كه مشاور مديريت آن را توصيه مي كند استفاده از ابزار مناسب اطلاع رساني رسمي اخبار مختلف در يك سازمان است. اين خبررساني مي تواند به صورت كاغذي و از طريق تابلوهاي اطلاعات در يك سازمان شروع شده و با استفاده از راه اندازي يك وب سايت داخلي توسعه يابد. جلسات ماهانه مديريت ارشد سازمان، مكاتبات داخلي، برگزاري همايش ها و جشن هاي مختلف، استفاده از نرم افزارهاي ارتباطي مانند Microsoft office communicator  در سازمان و ديگر موارد مشابه مي تواند روش هاي مناسبي براي پاسخ به الزام ارتباطات داخلي در يك سازمان باشد.

در ادامه بخش هايي از خبري كه اخيرا از طريق وب سايت داخلي يك سازمان براي اطلاع رساني موضوعات مختلف به كاركنان سازمان منتشر شده است بعنوان نمونه عملي موفق در زمينه ارتباطات داخلي ارايه شده است. در صورتي كه شما نيز با نمونه هاي موفق ديگري روبرو بوده ايد مناسب است تجربيات خود را براي اشتراك گذاري به نشاني مشاور مديريت ارسال نماييد.

اتاق جلسات در صبح سی و یکمین روز خرداد 91 میزبان سومین جلسه امسال شورای مدیران بود. بی شک موضوع افزایش کارانه كاركنان که از همین ماه در حقوق بسیاری از کارکنان اجرایی می شود مهم ترین و البته خبر خوشایند این جلسه به شمار می آمد در گزارش این جلسه با خبرهای دیگری هم که از نوع «خبرهای خوش» است همراه می شویم که البته ارتباط مستقیمی نیز با موضوع افزایش کارانه ها دارد. این را هم بگویم در این جلسه با یک «هشدار» هم برای كاركنان مواجه شدیم که شرح و ماجرای آن در ادامه خواهد آمد.

گزارش سفر ۳ هفته قبل به آلمان و حضور در معتبرترین نمایشگاه صنعت ... دنیا بخش دیگری از این جلسه بود که ... مسافر این سفر آن را تشریح کرد.  اگرچه او حدود ۴۰دقیقه به ارايه گزارش همراه با تصاویرش پرداخت اما باز هم وقت کم آورد و قرار شد ادامه اش را به جلسه آتی موکول کند.

یکی دیگر از بخش های این جلسه معرفی آقای ... در سمت مشاور طرح و برنامه ... بود. مدیرعامل درباره این اقدام توضیحاتی ارائه کرد: «در روند فعالیت های ... که رو به گسترش است همواره کارها و فعالیت های جدیدی به وجود می آید که ضرورت دارد درباره آن اقدامات کارشناسی و تخصصی انجام شود و از آنجا که همکاران در حوزه فعالیت های خود درگیر هستند ممکن است فرصت های جدید مورد غفلت قرار گیرد از این رو لازم بود مشاور طرح و برنامه در این بخش به کار گرفته شود.

این جلسه یک بخش نسبتا چالشی هم به همراه داشت و ماجرا از تذکر ... آغاز شد که گلایه پیمانکاران ... را درباره تاخیر در پرداخت تعهدات به این جلسه منتقل کرد. او ضمن اظهار گلایه برای رفع مشکل یک پیشنهاد هم داشت که در این باره با پیمانکارانی قرارداد ببندیم که از تمکن مالی بالایی برخوردار باشند تا خودشان بتوانند ابتدای هر ماه حقوق کارکنانشان را پرداخت کنند که در این شرایط اگر سازمان دیرتر به تعهد خود عمل کرد مشکلی پیش نیاید.

 بازنگري مديريت سيستم هاي مديريتي خود را با روش هايي نو برگزار كنيد. براي اطلاعات بيشتر از تماس با مشاور مديريت دريغ نفرماييد.

مديريت محترم، حتما شما هم پس از دريافت گواهينامه ايزو 9001 تا كنون چندين و چند مرتبه جلسات بازنگري مديريت را برگزار كرده ايد. تجربه مشاور مديريت نشان داده است برگزاري اين جلسات اگر با هدف مشخص و ورودي هاي مدون صورت نگيرد موثر نخواهد بود. از آنجا كه فرهنگ سازماني مديران سازمان هاي ايراني با مستندسازي تا حدود زيادي ناسازگار است برگزاري اين گونه جلسات بازنگري مديريت در بيشتر موارد با شكست روبرو شده و يا تنها به صورت تشريفاتي برگزار مي گردد تا سوابقي جمع آوري گرديده و به مميز نشان داده شده و تداوم گواهينامه ايزو 9001 همچنان باقي بماند.

مشاور مديريت در برخي از سازمان هاي طرف قرارداد خود فرايند بازنگري مديريت را به شيوه اي متفاوت طرحريزي و اجرا نموده است. در صورت تمايل براي آشنايي با اين شيوه درخواست خودتان را به نشاني sadeghfar@gmail.com ارسال فرماييد.