مراحل پياده سازي استاندارد ايزو 9001

توصيه هايي به مشاور

توصيه هايي به كارفرما

- براي انعقاد قرارداد از اين نمونه استفاده نماييد.

- حتي الامكان قرارداد را به دو مرحله كلي يكي مستند سازي و ديگري اجرا تقسيم بندي كنيد. حق الزحمه قسمت اول را به صورت از پيش تعيين شده قرارداده و حق الزحمه مرحله دوم را متناسب با پيشرفت كار پروژه در نظر بگيريد.

- براي انعقاد قرارداد از اين نمونه استفاده نماييد.

- حتما يك نفر كارشناس تمام وقت را به عنوان برعهده گيرنده وظايف پروژه و بعد از اتمام پروژه بعنوان مسئول بهبود مستمر اختصاص دهيد.

- براي انتخاب مشاور شايسته از اين خطوط راهنماي استفاده نماييد.

- دامنه كاربرد پياده سازي استاندارد ايزو 9001 را هر چه مي توانيد كوچك تر در نظر بگيريد و براي دريافت گواهينامه حتي الامكان استانداردسازي كمترين فرآيندها را در دستور كار قرار دهيد. بعدا فرصت خواهيد داشت تا دامنه كابرد سيستم مديريت كيفيت خود را افزايش دهيد.

- اگر حق الزحمه انجام مرحله اي تحت عنوان شناخت سازمان و انطباق وضعيت موجود آن با نيازمندي هاي استاندارد ايزو 9001 با عنوان GAP Analysis را در قرارداد در نظر گرفته ايد حتما به صورت كاملا مدون اين مرحله را انجام دهيد تا پس از اتمام پروژه بتوانيد ميزان تاثير گذاري خدمات خودتان را به اثبات برسانيد.

- پرسش، مشاهده و شنود سه ابزار كار اصلي شما در اين مرحله بايد باشد. از آنها به خوبي استفاده نماييد.

- اگر هزينه ناچيزي براي سازمان شما در برخواهد داشت ولي مناسب است از نتايج فعاليت GAP Analysis بهره كافي را ببريد.

- افراد بيشتري را در اين مرحله به مشاور معرفي نماييد تا شناخت وي از سازمان كامل تر باشد و اجازه ندهيد تنها كانال ارتباطي مشاور براي شناخت سازمان نماينده مديريت باشد.

- حتي الامكان مديري را كه از اختيار كافي در اكثر قريب به اتفاق مسايل برخوردار است مانند مدير اداري و مالي، بعنوان نماينده مديريت سازمان خود معرفي نماييد.

- تمامي دوره هاي آموزشي را كه برنامه ريزي مي نماييد به صورت كارگاهي و با تعداد كمتري از حاضرين برگزار نماييد.

- آشنايي با نيازمندي هاي استاندارد ايزو 9001، مستندسازي، آشنايي با اصول مديريت كيفيت، مميزي داخلي، فنون آماري و رويكرد فرآيندي از جمله آموزش هايي است كه مشاور در قبال دريافت حق الزحمه آنها را بايد برنامه ريزي و اجرا نمايد.

- براي مستندسازي فرآيندها و روش هاي اجرايي به اين خطوط راهنما مراجعه نماييد.

- براي مستندسازي دستورالعمل هاي كاري از اين الگو استفاده نماييد.

- فرم هاي اجرايي را حتما به صورت فرآيندي طراحي و تدوين نماييد.

- از عناوين سازماني مناسب براي طراحي فرم ها استفاده نماييد.

- سعي كنيد در زمان طراحي فرم ها به گونه اي عمل كنيد كه اجراي اين فرم ها در سازمان نهادينه گردد. پيوند زدن فرم هاي طراحي شده به سيستم مالي سازمان روشي مناسب بدين منظور است.

- نظامنامه كيفيت، خط مشي كيفيت، اهداف كيفيت، شش روش اجرايي الزام شده از سوي استاندارد ايزو 9001، دستورالعمل هاي كاري و فرم هاي اجرايي از جمله مستنداتي هستند كه مشاور با همكاري كاركنان سازمان بايد آنها در تدوين نمايند.

- از مشاور بخواهيد بجاي مستندسازي سيستم مديريت كيفيت توانمندي هاي لازم در كاركنان را ايجاد نمايد تا ايشان خود نسبت به مستندسازي فرآيندها اقدام نمايند.

- سعي كنيد تمامي مستندات را به تاييد صاحبان فرآيندها برسانيد.

- براي فهرست كردن مستندات انتشار يافته پس از تاييد و تصويب حتي الامكان از ابزارهاي الكترونيك استفاده كنيد. ابزار هايپرلينك در نرم افزار اكسل مايكروسافت حداقل مناسبي براي فهرست برداري الكترونيك است.

- قبل از تاييد و تصويب مستندات درج الزامات، مقررات و ضوابط سازماني در مستندات را از مشاور درخواست نماييد.

- براي نهادينه شدن اجراي مستندات استاندارد ايزو 9001 در سازمان بايد از اين مستندات همچون آيين نامه هاي سازماني مثلا آيين نامه معاملات استفاده شود.

- يك نسخه از تمامي مستندات را به حسابداري و حسابرس داخلي سازمان ارايه دهيد و از ايشان بخواهيد در زمان حسابرسي سازمان از حسن اجراي الزامات مطرح در اين مستندات نيز حسابرسي بعمل آيد.

- حضور مستمر بين كاركنان سازمان كارفرما و آموزش حين كار به آنها براي اجراي درست مستندات باعث حلال شدن حق الزحمه شما خواهد شد.

- اگر امكان پذير بود آموزش هاي مميزي، فنون آماري و ساير موارد را در اين مرحله از پروژه انجام دهيد.

- از مشاور بخواهيد به طور مستمر و با تناوب هفتگي نحوه اجراي مستندات را مميزي كرده و گزارش مميزي را در جلسات هفتگي كميته راهبردي ارايه نمايد.

- پاداش هاي لازم براي اجراي مناسب مستندات را به كاركنان اعطا نماييد.

- مقايسه عملكرد قسمت هاي مختلف سازمان در اجراي بهتر مستندات تاثير شگرفي بر موفقيت اين مرحله دارد، از آن غافل نشويد.

- آموزش مميزي داخلي توسط سازمان ثالث (سازماني غير از مشاور و كارفرما) باعث خواهد شد كاركنان سازمان كارفرما با بيان هاي مختلف از تفسير استاندارد ايزو 9001 آشنا شوند و اين به درك بهتر سيستم توسط ايشان كمك خواهد كرد. از آموزش مميزي داخلي توسط سازمان ثالث استقبال نماييد.

- اگر چه آموزش مميزي توسط سازماني غير از مشاور باعث افزايش هزينه ها خواهد شد ولي اثربخشي مميزي ها و مراحل بعدي پروژه را بهبود خواهد بخشيد. چرا كه كاركنان سازمان با دامنه وسيع تري از اطلاعات مرتبط با استاندارد ايزو 9001 آشنا خواهند شد.

- ريشه يابي عدم انطباق ها و تعيين اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه را با همكاري موثر دست اندركاران انجام دهيد و از ديكته نوشتن براي كارفرما پرهيز كنيد.

- آموزش روش هاي حل مساله را از دستور كار خارج نكنيد.

- ريشه يابي عدم انطباق، شناسايي راه حل هاي ممكن و مطلوب، انتخاب راه حل مناسب، تغيير سيستم مديريت كيفيت به منظور اجرايي نمودن راه حل برگزيده، حصول اطمينان از اجراي موثر راه حل برگزيده گام هاي اصلي اين مرحله است. به آنها بي توجه نباشيد و صبر را پيشه كنيد.

- اجاره دهيد كارفرما شخصا نسبت به ارزيابي و انتخاب گواهي دهنده ذيصلاح اقدام نمايد و از انجام اين كار براي ايشان پرهيز كنيد.

- كافرما نيازمند راهنمايي هاي شما براي ارزيابي مناسب گواهي دهنده است. تجارب همكاري خود با مميزان مختلف را در اختيار وي قرار دهيد.

- به اين نكته توجه كامل داشته باشيد كه مميزي خارجي و دريافت گواهينامه از الزامات استاندارد ايزو 9001 نيست و شما مي توانيد سيستم مديريت كيفيت خود را بدون دريافت گواهينامه پياده سازي نموده و بهبود دهيد.

- از اين فهرست براي شناسايي شركت هاي گواهي دهنده استفاده نماييد.

- براي ارزيابي گواهي دهنده ذيصلاح  اين خطوط راهنما را مطالعه نماييد.

- مقایسه قیمت هایی که برای پیش ممیزی، ممیزی صدور گواهینامه و ممیزی های مراقبتی دریافت داشته اید تنها با مشخص بودن نفر - روز این ممیزی ها مقایسه قیمت ها امکان پذیر است. بنده بارها مشاهده کرده ام که شرکت های گواهی دهنده تنها به ارایه قیمت برای ممیزی های خود بسنده کرده و از مشخص ساختن نفر روز ممیزی هایشان شانه خالی می نمایند. بسیاری از آنها نیز ادعا می کنند که قیمت هایشان کاملا رقابتی است و کارفرمای محترم هم غافل از اینکه نفر روز کم ممیزی به ناچار هزینه ممیزی را کاهش می دهد. اما معلوم نیست که این گونه  ممیزی، عملکرد سیستم را به کفایت و درستی بررسی نماید.

- زماني كه كاركنان سازمان كارفرما در حال پاسخگويي به مميز هستند بهترين خدمت به ايشان ثبت و ارايه يادداشت هاي شما از پرسش و پاسخ هاي مطرح شده است.

- اگر چه پيش مميزي يك فعاليت انتخابي است ولي توصيه مي شود به منظور آشنايي با نحوه مميزي شركت گواهي دهنده انتخاب شده از اين فعاليت پرهيز نكنيد.

- مطالعه مستندات (Desk study)، مميزي در محل (Site visit) دو مرحله مجزا و اصلي فرآيند مميزي صدور گواهينامه است. از اجراي جداگانه آنها توسط شركت گواهي دهنده اطمينان حاصل كنيد. دليلي ندارد وقتي مستندات سازمان شما پاسخ گوي نيازمندي هاي استاندارد نيست مميزي در محل آغاز شود.

- نگهداري و بهبود سيستم مديريت كيفيت قبل از رسيدن به مرحله صدور گواهينامه پيشنهاد مناسبي براي تداوم همكاري با كارفرما مي تواند باشد.

- رسم خوبي بود برگزاري جشن دريافت گواهينامه ايزو 9001 در سال هاي ابتدايي كه اين استاندارد به كشور راه يافته بود. فكر كنم به خاطر تجملات و تشريفات بيش از حد آن، ذوق اين كار فروكش كرد و به فراموشي سپرده شد و در حال حاضر اگر سازماني اين جشن را برگزار كند انگ تازه به دوران رسيده به او زده مي شود ولي شما بي توجه به آن، اين جشن را بسيار ساده و با هدف قدرداني از كاركنان خود حتما برگزار كنيد. جشني ساده و بي تكلف!

- اگر با سازمان كارفرما قرارداد نگهداري و بهبود سيستم مديريت كيفيت منعقد كرديد با مشاور مديريت تماس بگيريد تا با همفكري و تبادل تجربيات نقشه راه را براي بهبود مستمر عملكرد سازمان كارفرما طرحريزي كنيم.

- خيلي زود است كه با دريافت گواهينامه ايزو 9001 اعلام آتش بس كنيد به گونه اي كه كاركنان سازمان شما احساس كنند كه به هدف نهايي رسيده اند. اگر تا كنون واحدي را تحت عنوان دفتر مديريت كيفيت تاسيس نكرده ايد حتما اين كار را انجام دهيد و اگر اين كار را قبلا انجام داده ايد اين دفتر را تقويت كنيد.