۳- توصيه های ايزو ۹۰۰۱

الف- توصیه های سازمان ایزو درباره استفاده از خدمات مشاور سیستم های مدیریت 

اگر چه سازمان ایزو استفاده از خدمات مشاور سیستم های مدیریت را امری ضروری نمی داند لیکن به سازمان هایی که در نظر دارند به منظور پیاده سازی ویا نگهداری سیستم های مدیریت از خدمات مشاور استفاده نمایند توصیه هایی به شرح زیر دارد: 
مشاور می تواند برای منظورهای زیر به خدمت گرفته شود:
  • بررسی یا ارزیابی وضعیت اولیه (موجود) سازمان
  • آموزش
  • پیاده سازی
  • ممیزی های داخلی
سازمان ایزو انتخاب مشاور را یک گام بسیار مهم می داند و تاکید می کند که بایست با موشکافی جدی در صلاحیت، اعتبار، دانش خاص سیستم های مدیریت، تجربه و میزان مراجعات به وی، انجام شود. همچنین مهم می داند که قبل از شروع استفاده از خدمات مشاور درک شفاف و مشترکی در خصوص مسایل زیر بوجود آید:
  • دامنه کاربرد استفاده از خدمات مشاور که باید شامل محصولاتی که مشاور می بایست تحویل دهد بشود.
  • نقش و مسئولیت های مشاور و سازمان (کارفرما)
  • برنامه زمانبندی و رویدادهای مرتبط با آن
  • منابع
  • هرگونه انتظارات خاص و اضافی
  • توافق بر حفظ مسایل محرمانه
  • بی طرفی (مشاور نباید هیچ گونه وابستگی به طرف های برون سازمانی مانند شرکت گواهی دهنده داشته باشد).
سازمان کارفرما یا نماینده وی باید به طور متناوب با مشاور به منظور بازنگری پیشرفت کار و دیگر موارد مرتبط در ارتباط باشند و گام های لازم برای اصلاحات مورد نیاز را بردارند. استفاده موثر از خدمات مشاور به ارتباط دوسویه بین مشاور و سازمان بستگی دارد. مشاور باید با افراد مختلف در سازمان کار کند تا اطمینان حاصل شود که مستندسازی تمامی الزامات استانداردهای سیستم های مدیریت مانند ایزو ۹۰۰۱ برآورده شده است. همچنین مشاور باید بتواند راهنمایی های موثری ارایه نماید تا اطمینان حاصل شود که مستندسازی به سادگی درک شده و انجام می شود. همکاری اثربخشی برای کمک به سازمان و افرادی که وظایف مختلف مستندسازی را انجام می دهند نیز از ضروریات است. علاوه بر این مشاور باید اطمینان حاصل کند که آنچه مستند شده، قابل اجرا بوده و با قوانین و مقررات صنعت مرتبط ناسازگاری ندارد. البته مستندسازی نباید کاغذی بازی های غیر ضروری ایجاد کند و از آنجا که شیوه های عملکرد سازمان ها متفاوت است توصیه می شود که کاملا دقت شود تا هر گونه پیشنهادی به منظور استفاده در سیستم مدیریت پذیرفته نشود.
استفاده از مشاور نباید مسئولیت سازمان را برای ایجاد و پیاده سازی سیستم مدیریت از میان بردارد. بنابراین لازم است که تمام سطوح سازمان به طور موثر با مشاور در تمام طول مدت مشاوره وی، مشارکت داشته باشند. هنگامی که تمام کارکنان سازمان در مراحل مختلف توسعه، مستندسازی و پیاده سازی سیستم مدیریت ورود پیدا می کنند کار باید به گونه ای پیش رود که احساس مالکیت کار (مسئولیت و تعهد) گسترش یابد و این مهم سبب خواهد شد سیستم مدیریت به سادگی عملیاتی شود. البته این کار سختی است اگر القاء احساس مالکیت به سیستم مدیریت توسعه یافته را تنها از مشاور انتظار داشته باشیم. به خاطر داشته باشید که پس اتمام قرارداد مشاور سازمان باید به تنهایی بتواند سیستم در حال پیشرفت را مدیریت نماید.
یادآوری: مطالب مطرح شده ترجمه بخش هایی از توصیه های کمیته فنی ۱۷۶ سازمان ایزو تحت عنوان ایزو ۹۰۰۱ برای کسب و کارهای کوچک است.

ب- توصیه های مشاور مدیریت
در ادامه دیگر مطالب مرتبط و البته توصیه های مشاور مدیریت که مبتنی بر تجارب حرفه ای ایشان در طراحی و پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت برای سازمان های گوناگون تولیدی و خدماتی می باشد به صورت گام به گام و دسته بندی شده، آورده شده است.

مراحل پياده سازي استاندارد ايزو 9001

توصيه هايي به مشاور

توصيه هايي به كارفرما

- براي انعقاد قرارداد از اين نمونه استفاده نماييد.

- حتي الامكان قرارداد را به دو مرحله كلي يكي مستند سازي و ديگري اجرا تقسيم بندي كنيد. حق الزحمه قسمت اول را به صورت از پيش تعيين شده قرارداده و حق الزحمه مرحله دوم را متناسب با پيشرفت كار پروژه در نظر بگيريد.

 

- براي انعقاد قرارداد از اين نمونه استفاده نماييد.

- حتما يك نفر كارشناس تمام وقت را به عنوان برعهده گيرنده وظايف پروژه و بعد از اتمام پروژه بعنوان مسئول بهبود مستمر اختصاص دهيد.

- براي انتخاب مشاور شايسته از اين خطوط راهنماي استفاده نماييد.

- دامنه كاربرد پياده سازي استاندارد ايزو 9001 را هر چه مي توانيد كوچك تر در نظر بگيريد و براي دريافت گواهينامه حتي الامكان استانداردسازي كمترين فرآيندها را در دستور كار قرار دهيد. بعدا فرصت خواهيد داشت تا دامنه كابرد سيستم مديريت كيفيت خود را افزايش دهيد.

 

- اگر حق الزحمه انجام مرحله اي تحت عنوان شناخت سازمان و انطباق وضعيت موجود آن با نيازمندي هاي استاندارد ايزو 9001 با عنوان GAP Analysis را در قرارداد در نظر گرفته ايد حتما به صورت كاملا مدون اين مرحله را انجام دهيد تا پس از اتمام پروژه بتوانيد ميزان تاثير گذاري خدمات خودتان را به اثبات برسانيد.

- پرسش، مشاهده و شنود سه ابزار كار اصلي شما در اين مرحله بايد باشد. از آنها به خوبي استفاده نماييد.

- اگر هزينه ناچيزي براي سازمان شما در برخواهد داشت ولي مناسب است از نتايج فعاليت GAP Analysis بهره كافي را ببريد.

- افراد بيشتري را در اين مرحله به مشاور معرفي نماييد تا شناخت وي از سازمان كامل تر باشد و اجازه ندهيد تنها كانال ارتباطي مشاور براي شناخت سازمان نماينده مديريت باشد.

- حتي الامكان مديري را كه از اختيار كافي در اكثر قريب به اتفاق مسايل برخوردار است مانند مدير اداري و مالي، بعنوان نماينده مديريت سازمان خود معرفي نماييد.

- تمامي دوره هاي آموزشي را كه برنامه ريزي مي نماييد به صورت كارگاهي و با تعداد كمتري از حاضرين برگزار نماييد.

 

- آشنايي با نيازمندي هاي استاندارد ايزو 9001، مستندسازي، آشنايي با اصول مديريت كيفيت، مميزي داخلي، فنون آماري و رويكرد فرآيندي از جمله آموزش هايي است كه مشاور در قبال دريافت حق الزحمه آنها را بايد برنامه ريزي و اجرا نمايد.

- براي مستندسازي فرآيندها و روش هاي اجرايي به اين خطوط راهنما مراجعه نماييد.

- براي مستندسازي دستورالعمل هاي كاري از اين الگو استفاده نماييد.

- فرم هاي اجرايي را حتما به صورت فرآيندي طراحي و تدوين نماييد.

- از عناوين سازماني مناسب براي طراحي فرم ها استفاده نماييد.

- سعي كنيد در زمان طراحي فرم ها به گونه اي عمل كنيد كه اجراي اين فرم ها در سازمان نهادينه گردد. پيوند زدن فرم هاي طراحي شده به سيستم مالي سازمان روشي مناسب بدين منظور است.

- نظامنامه كيفيت، خط مشي كيفيت، اهداف كيفيت، شش روش اجرايي الزام شده از سوي استاندارد ايزو 9001، دستورالعمل هاي كاري و فرم هاي اجرايي از جمله مستنداتي هستند كه مشاور با همكاري كاركنان سازمان بايد آنها در تدوين نمايند.

- از مشاور بخواهيد بجاي مستندسازي سيستم مديريت كيفيت توانمندي هاي لازم در كاركنان را ايجاد نمايد تا ايشان خود نسبت به مستندسازي فرآيندها اقدام نمايند.

- سعي كنيد تمامي مستندات را به تاييد صاحبان فرآيندها برسانيد.

- براي فهرست كردن مستندات انتشار يافته پس از تاييد و تصويب حتي الامكان از ابزارهاي الكترونيك استفاده كنيد. ابزار هايپرلينك در نرم افزار اكسل مايكروسافت حداقل مناسبي براي فهرست برداري الكترونيك است.

- قبل از تاييد و تصويب مستندات درج الزامات، مقررات و ضوابط سازماني در مستندات را از مشاور درخواست نماييد.

- براي نهادينه شدن اجراي مستندات استاندارد ايزو 9001 در سازمان بايد از اين مستندات همچون آيين نامه هاي سازماني مثلا آيين نامه معاملات استفاده شود.

- يك نسخه از تمامي مستندات را به حسابداري و حسابرس داخلي سازمان ارايه دهيد و از ايشان بخواهيد در زمان حسابرسي سازمان از حسن اجراي الزامات مطرح در اين مستندات نيز حسابرسي بعمل آيد.

- حضور مستمر بين كاركنان سازمان كارفرما و آموزش حين كار به آنها براي اجراي درست مستندات باعث حلال شدن حق الزحمه شما خواهد شد.

- اگر امكان پذير بود آموزش هاي مميزي، فنون آماري و ساير موارد را در اين مرحله از پروژه انجام دهيد.

 

- از مشاور بخواهيد به طور مستمر و با تناوب هفتگي نحوه اجراي مستندات را مميزي كرده و گزارش مميزي را در جلسات هفتگي كميته راهبردي ارايه نمايد.

- پاداش هاي لازم براي اجراي مناسب مستندات را به كاركنان اعطا نماييد.

- مقايسه عملكرد قسمت هاي مختلف سازمان در اجراي بهتر مستندات تاثير شگرفي بر موفقيت اين مرحله دارد، از آن غافل نشويد.

 

- آموزش مميزي داخلي توسط سازمان ثالث (سازماني غير از مشاور و كارفرما) باعث خواهد شد كاركنان سازمان كارفرما با بيان هاي مختلف از تفسير استاندارد ايزو 9001 آشنا شوند و اين به درك بهتر سيستم توسط ايشان كمك خواهد كرد. از آموزش مميزي داخلي توسط سازمان ثالث استقبال نماييد.

 

- اگر چه آموزش مميزي توسط سازماني غير از مشاور باعث افزايش هزينه ها خواهد شد ولي اثربخشي مميزي ها و مراحل بعدي پروژه را بهبود خواهد بخشيد. چرا كه كاركنان سازمان با دامنه وسيع تري از اطلاعات مرتبط با استاندارد ايزو 9001 آشنا خواهند شد.

 

- ريشه يابي عدم انطباق ها و تعيين اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه را با همكاري موثر دست اندركاران انجام دهيد و از ديكته نوشتن براي كارفرما پرهيز كنيد.

- آموزش روش هاي حل مساله را از دستور كار خارج نكنيد.

 

- ريشه يابي عدم انطباق، شناسايي راه حل هاي ممكن و مطلوب، انتخاب راه حل مناسب، تغيير سيستم مديريت كيفيت به منظور اجرايي نمودن راه حل برگزيده، حصول اطمينان از اجراي موثر راه حل برگزيده گام هاي اصلي اين مرحله است. به آنها بي توجه نباشيد و صبر را پيشه كنيد.

 

- اجاره دهيد كارفرما شخصا نسبت به ارزيابي و انتخاب گواهي دهنده ذيصلاح اقدام نمايد و از انجام اين كار براي ايشان پرهيز كنيد.

- كافرما نيازمند راهنمايي هاي شما براي ارزيابي مناسب گواهي دهنده است. تجارب همكاري خود با مميزان مختلف را در اختيار وي قرار دهيد.

 

- به اين نكته توجه كامل داشته باشيد كه مميزي خارجي و دريافت گواهينامه از الزامات استاندارد ايزو 9001 نيست و شما مي توانيد سيستم مديريت كيفيت خود را بدون دريافت گواهينامه پياده سازي نموده و بهبود دهيد.

- از اين فهرست براي شناسايي شركت هاي گواهي دهنده استفاده نماييد.

- براي ارزيابي گواهي دهنده ذيصلاح  اين خطوط راهنما را مطالعه نماييد.

- مقایسه قیمت هایی که برای پیش ممیزی، ممیزی صدور گواهینامه و ممیزی های مراقبتی دریافت داشته اید تنها با مشخص بودن نفر - روز این ممیزی ها مقایسه قیمت ها امکان پذیر است. بنده بارها مشاهده کرده ام که شرکت های گواهی دهنده تنها به ارایه قیمت برای ممیزی های خود بسنده کرده و از مشخص ساختن نفر روز ممیزی هایشان شانه خالی می نمایند. بسیاری از آنها نیز ادعا می کنند که قیمت هایشان کاملا رقابتی است و کارفرمای محترم هم غافل از اینکه نفر روز کم ممیزی به ناچار هزینه ممیزی را کاهش می دهد. اما معلوم نیست که این گونه  ممیزی، عملکرد سیستم را به کفایت و درستی بررسی نماید.

 

- زماني كه كاركنان سازمان كارفرما در حال پاسخگويي به مميز هستند بهترين خدمت به ايشان ثبت و ارايه يادداشت هاي شما از پرسش و پاسخ هاي مطرح شده است.

 

- اگر چه پيش مميزي يك فعاليت انتخابي است ولي توصيه مي شود به منظور آشنايي با نحوه مميزي شركت گواهي دهنده انتخاب شده از اين فعاليت پرهيز نكنيد.

- مطالعه مستندات (Desk study)، مميزي در محل (Site visit) دو مرحله مجزا و اصلي فرآيند مميزي صدور گواهينامه است. از اجراي جداگانه آنها توسط شركت گواهي دهنده اطمينان حاصل كنيد. دليلي ندارد وقتي مستندات سازمان شما پاسخ گوي نيازمندي هاي استاندارد نيست مميزي در محل آغاز شود.

 

- نگهداري و بهبود سيستم مديريت كيفيت قبل از رسيدن به مرحله صدور گواهينامه پيشنهاد مناسبي براي تداوم همكاري با كارفرما مي تواند باشد.

 

- رسم خوبي بود برگزاري جشن دريافت گواهينامه ايزو 9001 در سال هاي ابتدايي كه اين استاندارد به كشور راه يافته بود. فكر كنم به خاطر تجملات و تشريفات بيش از حد آن، ذوق اين كار فروكش كرد و به فراموشي سپرده شد و در حال حاضر اگر سازماني اين جشن را برگزار كند انگ تازه به دوران رسيده به او زده مي شود ولي شما بي توجه به آن، اين جشن را بسيار ساده و با هدف قدرداني از كاركنان خود حتما برگزار كنيد. جشني ساده و بي تكلف!

 

- اگر با سازمان كارفرما قرارداد نگهداري و بهبود سيستم مديريت كيفيت منعقد كرديد با مشاور مديريت تماس بگيريد تا با همفكري و تبادل تجربيات نقشه راه را براي بهبود مستمر عملكرد سازمان كارفرما طرحريزي كنيم.

 

- خيلي زود است كه با دريافت گواهينامه ايزو 9001 اعلام آتش بس كنيد به گونه اي كه كاركنان سازمان شما احساس كنند كه به هدف نهايي رسيده اند. اگر تا كنون واحدي را تحت عنوان دفتر مديريت كيفيت تاسيس نكرده ايد حتما اين كار را انجام دهيد و اگر اين كار را قبلا انجام داده ايد اين دفتر را تقويت كنيد.

 

مدير گرامي; به منظور پربارتر شدن اين توصيه ها لطفا نظرات خود را براي بنده در اينجا ثبت نماييد.