Q.25

posted Dec 31, 2010, 10:30 PM by حسين صادق‌فر   [ updated Dec 31, 2010, 10:33 PM ]

جناب آقاي مهندس صادق فر

با سلام

احتراما پيرو پيام هاي قبلي جهت راهنمايي بنده و تشکر فراوان از بابت پاسخ هاي شما و کرفتن وقت گران بهاي جنابعالي خواهشمند است باز بنده را در خصوص پرسش هايي بشرح ذيل راهنمايي فرماييد:

1. بعد از مطالعات بيشتر بروي الزامات ايزو 9001:2008 جهت تهيه يک نقشه فرايندي براي شرکت  و تهيه شناسه فرايندي شامل (مشخص کردن مسئول فرايند، ورودي ها و خروجي هاي فرايندي، نحوه پايش و اندازه گيري فرايندها، مدارک مربوطه، دوره گزارش دهي، تجهيزات و امکانات مورد نياز فرايند و ...) و با توجه به مطالعاتي كه بر روي اسناد مديريت کيفيت ساير شرکت ها انجام دادم به تناقضاتي برخورد نموده ام که خواهشمند است در مشخص نمودن فرآيندهاي شرکت بنده را راهنمايي فرماييد.

آيا براي هر اقدامي که بتوان براي آن مشخصات فوق را بيان نمود مي توان بعنوان فرايند برايش نقشه و ساير موارد را استفاده نمود؟ آن وقت مثلا کار واحد اداري که شامل امور قراردادها و ثبت در کامپيوتر و .... مي گردد در کجا آورد شود؟ بعضا مشاهده مي گردد در برخي از شرکت ها واحد اداري بعنوان فرايند آمده و مورد پايش قرار مي گيرد و در برخي از شرکت ها خير؟

مثلا شما فرموديد آوردن شخصي مثل مديريت و نماينده مديريت، بعنوان فرايند کاري کاملا بي سليقگي بشمار مي آيد پس چطور و چرا در نظامنامه براي مسئوليت مديريت و نماينده مديريت وظيفه تعيين نموده است؟

مثلا تجزيه و تحليل داده ها يک فعاليت است ليکن در برخ از شرکت ها بعنوان يک فرايند که مسئولش نمايند مديريت،  ورودي ها  از عملکرد ساير واحدها و خروجي ها بعنوان گزارش مشخص شده است و در نقشه فرايندي نيز بکار رفته است.

خواهشمند است بنده را در تفاوت ها و تناقضات مشاهده شده در بين شرکت ها و مشخص نمودن فرايندهاي يک شرکت راهنمايي فرماييد جايگاه يک کار اداري در سازمان چگونه بايد ديده شود مثلا عمليات قراردادن بستن يا ثبت اسناد حسابداري در واحد اداري و ... آيا ارتباطي بين الزامات استاندارد با فرايند وجود دارد بدين معني که مثلا بند 7-4 خريد است پس خريد يک فرايند و يا بند 6 مديريت منابع است، در نتيجه مديريت منابع يک فرايند است و يا تجزيه و تحليل بند 8-4 است و بنابراين اين يک فرايند است.

اصلا فرايند چيست؟ مثلا مراحل ثبت اسناد که ورودي آن فاکتور ها بوده و خروجي آن صورت حاسب مالي بوده و از آن نتايج بسياري در تجزيه و تحليل شرکت و توان شرکت و ساير مسائل مديريت مي توان استنتاج نمود در کجا جاي دارد؟

آيا بهبود يک فرايند است؟ آيا آموزش يک فرايند است؟ مي خواهم با کمک جنابعالي اين موضوع برايم کاملا مشخص شود؟ اگر امکان داشته باشد.

 

2- پرسش بعدي من اينست که چنانچه ما بخواهيم بعنوان توليد کننده در يک محصول معرفي شويم آيا مي توانيم موضوع برون سپاري شده و فرايندي تحت عنوان توليد و تعمير ما نداشته باشيم ولي گواهي ساخت محصول  و ce و غيره بنام شرکت ما باشد؟ يعني اگر محصولي بنام شرکت ما که پروانه ساخت آن را هم گرفتيم مي تواند برون سپاري شده باشد؟ آيا اگر جواب آري هست ما بايد بروي خط آنان کنترل داشته باشيم؟

 

عليك سلام

اگر چه شما به صورت شمارش شده تنها دو پرسش را مطرح كرده ايد ليكن پرسش هاي اصلي و ريزشده بيش از اين دو است. اجازه دهيد براي پاسخ به پرسش شماره يك شما از جدول زير استفاده كنم:

 

رديف

پرسش

پاسخ مشاور مديريت

1

آيا هر اقدامي كه در سازمان انجام مي شود يك فرآيند است؟

1- سازمان بين المللي ايزو مقاله اي دارد با عنوان " خطوط راهنماي مفاهيم و كاربرد رويكرد فرايندي براي سيستم هاي مديريت" كه بنده اين مقاله را ترجمه و در وب سايت مشاور مديريت منتشر كرده ام. بسياري از پرسش هاي شما از جمله اينكه فرايند چيست؟ در اين مقاله پاسخ داده شده است. شما مي توانيد اين مقاله را اينجا مطالعه نماييد.

2- استاندارد ايزو 9001 در انتهاي بند 4-1 و تحت عنوان يادآوري مطلبي را مطرح مي كند كه نشان دهنده آن است كه كدام فرآيندها در سازمان بايد بكار گرفته شوند. متن اين يادآوري اين گونه است:

يادآوري 1: فرايندهايي كه براي سيستم مديريت كيفيت مورد نياز هستند، شامل فرايندهاي فعاليت هاي مديريتي، فراهم ساختن منابع، پديدآوري محصول و اندازه گيري، تحليل و بهبود مي گردند.

اكنون اگر سازمان شما يا هر سازمان ديگري دامنه شمول فرايندهاي خود را به بيش از اين مقدار افزايش مي دهد كاملا يك امر اختياري است و بستگي به محدوده كاربرد سيستم مديريتي آن سازمان دارد.

2

آيا اينكه سازمان هاي مختلف فعاليت هاي مختلف را فرايند بدانند و ندانند ملاك عمل براي سازمان ما مي تواند باشد؟

3

آيا به ازاي هر واحد يا پست سازماني مثلا مديريت يا نماينده مديريت و يا واحد اداري لازم است يك فرآيند ايجاد كرد؟

3

آيا تعيين وظيفه و مسئوليت همان تعيين فرآيند است؟ مثلا در نظامنامه به مسئوليت مديريت و نماينده مديريت اشاره شده است. آيا بايد براي اين وظايف فرايند تعيين نمود.

4

به طور كلي در يك سازمان چند فرآيند بايد شناسايي و تدوين نمود. آيا بهبود يک فرايند است؟ آيا آموزش يک فرايند است؟

 

در مورد پرسش دوم شما بايد عرض كنم كه اين موضوع كاملا از تخصص بنده خارج است و متاسفانه نمي توانم به آن پاسخ دهم چرا كه امكان برون سپاري تمامي فرايندها به خصوص فرايندهاي تحقق محصول در يك سازمان از نظر الزامات قانوني و مقررات دولتي بايد بررس گردد و اين مورد به استاندارد ايزو 9001 ربطي ندارد. اگر امكان قانوني آن فراهم باشد، با توجه به توضيحاتي كه استاندارد ايزو در انتهاي بند 4-1 براي مقوله برون سپاري داده است هيچ مشكلي از نظر استاندارد ايزو 9001 وجود ندارد.  

Comments