Q.11

posted Oct 11, 2010, 12:07 AM by حسين صادق‌فر   [ updated Oct 11, 2010, 12:08 AM ]

 

11- لطفا تفاوت بين يك روش اجرايي با دستورالعمل را بيان نماييد.

قبل از پاسخ به اين پرسش بايد عرض شود كه مشاور مديريت در دو مقاله متفاوت با عناوين "چگونه يك روش اجرايي بنويسيم" و "چگونه يك دستورالعمل كاري بنويسيم" به تفصيل روش تدوين اين دو سند مهم و قابل استفاده در سيستم هاي مديريت را تشريح نموده است.

ليكن بسياري از كاربران سيستم‏هاي مديريت به خاطر نداشتن مهارت كافي در نحوه و زمان استفاده از اين دو نوع سند همواره با اين پرسش روبرو هستند كه تفاوت اين دو سند با يكديگر چيست؟ بنابراين در اين پاسخ هدف اين است كه تفاوت هاي مهم و كليدي اين دو نوع سند تشريح گردد.

هنگامي كه مديريت سازمان خواسته باشد گردش كار يك فرآيند را مدون نمايد بايد با تدوين يك روش اجرايي به اين مهم دست يابد. معمولا يك فرآيند بين چند بخش سازماني گردش دارد پس هنگامي كه يك روش اجرايي نوشته مي شود نحوه گردش كار فعاليت هاي مختلف و نحوه ارتباط بين قسمت هاي مختلف و مسئول هر فعاليت را تشريح مي نمايد. فرض كنيد سازمان خواسته باشد نحوه گردش كار فرآيند خريد را مدون نمايد. معمولا يك فرآيند خريد با صدور درخواست خريد از انبار شروع شده و پس از تاييد و تصويب درخواست خريد كه به ترتيب توسط مدير مالي و مديرعامل انجام مي شود، درخواست به كارپردازي رسيده و خريد از تامين كننده ذيصلاح و منتخب صورت مي گيرد.

اكنون اگر قرار باشد براي تشريح يكي از فعاليت هايي كه در اين فرآيند مطرح است توضيحات تكميلي، علاوه بر آنچه در روش اجرايي (خطوط راهنماي فرآيند) آمده است، توضيح داده شود لازم است يك دستورالعمل كاري نوشته شود. به عنوان مثال در همين فرآيند خريد فرض كنيد قرار باشد نحوه انتخاب تامين كننده ذيصلاح شامل ارزيابي، انتخاب و ارزيابي مجدد شرح داده شود كه براي اين كار نيازي به تدوين يك روش اجرايي نيست چرا كه هيچ گونه گردش كاري مد نظر نمي باشد و كافيست يك دستورالعمل كاري نوشته شود.

بنابراين به طور خلاصه مي توان گفت يك روش اجرايي براي تشريح گردش كار يك فرآيند و دستورالعمل كاري براي تشريح جزييات نحوه انجام يك كار خاص مورد استفاده قرار مي گيرد. نمونه هاي زير كاربردهاي يك روش اجرايي با دستورالعمل كاري را نشان مي دهد ليكن به آنها محدود نمي گردد:

 

رديف

عنوان فعاليت/فرآيند

نوع سند مورد نياز

روش اجرايي

دستورالعمل

1

خريد

*

 

2

ارزيابي تامين كننده

 

*

3

برنامه ريزي توليد

*

 

4

راه اندازي يك دستگاه

 

*

5

طرحريزي يك پروژه

*

 

6

طراحي يك مخزن نگهداري مايعات

 

*

7

پذيرش يك بيمار

*

 

8

ضدعفوني محيط اتاق عمل بيمارستان

 

*

9

پذيرايي از مهمان در يك رستوران

*

 

10

نحوه پختن چلو كباب

 

*

11

برگزاري يك مجلس در مسجد

*

 

12

دم كردن چاي براي هيات عزاداري

 

*

  

Comments