۴- مستندسازی

مديريت محترم، احتراما به استحضار مي رساند تعداد زيادي از مديران سازمان ها از مشاور مديريت درخواست مشابهي را مطرح داشته اند مبني بر اينكه علاوه بر مستنداتي كه استاندارد ايزو 9001 در بند 4-2-1 وجود آنها را در سازمان الزامي نموده است چه مستندات ديگري بايد تدوين شده و در دسترس كاربران سيستم مديريت كيفيت قرار گيرد. از آنجا كه پاسخ به اين پرسش عمومي مي تواند به صورت عمومي مطرح گردد بر آن شدم تا توضيحاتي را در اين رابطه عرض كنم.

چنان كه به يادآوري 2 آمده در انتهاي بند 4-2 نگاهي داشته باشيد در خواهيد يافت كه استاندارد ايزو 9001 گستره مستندسازي سيستم مديريت كيفيت در هر سازمان را به دلايل زير متفاوت از ديگري مي داند:

الف- اندازه سازمان و نوع فعاليت آن

ب- پيچيدگي فرآيندها و تاثيرات متقابل آنها

پ- صلاحيت نيروي انساني

از اين رو به روشني نمي توان گفت چه حجمي از مستندات براي هر سازمان كافي است ليكن مشاور مديريت با توجه به تجربه حرفه اي خود مستندات لازم براي يك سيستم مديريت كيفيت كارآمد و اثربخش به شرح زير مي داند:

1- بيانيه خط مشي كيفيت

2- اهداف كيفيت زمانبندي شده

3- نظامنامه كيفيت

4- خطوط راهنماي فرايندهاي شناسايي شده از جمله فرآيندهاي زير:

            1-4- كنترل مستندات

            2-4- كنترل سوابق كيفيت

            3-4- ارتباطات داخلي

            4-4- بازنگري مديريت

            5-4- بكارگيري كاركنان (استخدام)

            6-4- آموزش

            7-4- نگهداري و تعمير زير ساخت ها (ماشين آلات، تجهيزات كامپيوتري، ساختمان و فضاي كاري)

            8-4- فروش محصول يا انعقاد قرارداد با مشتري

            9-4- طراحي و توسعه

            10-4- خريد

            11-4- ارزيابي تامين كنندگان

            12-4- برنامه ريزي توليد و يا ارايه خدمات

            13-4- توليد و يا ارايه خدمات

            14-4- انبارش محصول

            15-4- كاليبراسيون

            16-4- سنجش رضايت مشتري

            17-4- مميزي داخلي

            18-4- كنترل كيفيت محصول و يا ارايه خدمات

            19-4- كنترل محصول نامنطبق

            20-4- اقدامات اصلاحي و يا پيشگيرانه

            21-4- رسيدگي به شكايت مشتري

5- نمودار سازماني

6- شرح معيارهاي صلاحيت كاركنان

7- حكم نماينده مديريت

8- اطلاعات خريد

9- معيارها و شاخص هاي پايش و اندازه گيري عملكرد فرآيندها

10- دستورالعمل هاي كاري

11- فرم هاي اجرايي