جلسات كنترل پروژه را چگونه برگزار كنيم؟

 

هيچ مدير پروژه اي دوست ندارد جلسات كنترل پروژه اش به درازا كشيده شود. بنابراين لازم است اين گونه جلسات بسيار متمركز برگزار گردد و به شدت مديريت شده و گروه پروژه را يك گام به سوي اهداف نزديك كند. اگر مدير پروژه به اين مهم دست يابد مي تواند انگيزه گروه پروژه را نيز افزايش دهد. در اين نوشتار 5 نكته براي كمك به مدير پروژه در راستاي بهتر برگزار كردن جلسات كنترل پروژه مطرح شده است:

نكته اول: برنامه ريزي خردمندانه

به منظور حصول اطمينان از اينكه بيشتر زمان جلسه در اختيار شما خواهد بود بايد آن را به طرز خردمندانه اي طرحريزي كنيد. قبل از برگزاري هر جلسه 3 هدفي كه مي خواهيد در جلسه به آنها دست يابيد را يادداشت نماييد. در اينجا چند نمونه از اين اهداف آورده شده است:

- من مي خواهم گروه پروژه بداند كه ما در مسير درست هستيم.

- من مي خواهم تمام موضوعات و خطرات احتمالي مطرح گردد.

- من مي خواهم گروه پروژه به احساس ارزش و انگيزه برسند.

اكنون شما به اين نكته نياز داريد كه چگونه جلسه را اداره كنيد تا به اهداف تعيين شده خود برسيد. پس حتما نكات بعدي را نيز به دقت از پيش رو بگذرانيد.

نكته دوم: باز و بسته كردن دقيق

بسياري از مردم به خاطر باز و بسته شدن پرده هاي تئاتر موضوع آن را بيشتر به خاطر مي سپارند. بنابراين جلسات كنترل پروژه را به دقت باز و بسته كنيد. هنگامي كه جلسه را شروع مي كنيد به اعضاي جلسه بگوييد چه هدفي از برگزاري اين جلسه داريد و بگوييد از آنها چه مي خواهيد. همچنين شرح دهيد كه چرا اين موارد مهم هستند. اين نكته توجه گروه پروژه را جلب خواهد كرد و بدين صورت صحنه نمايش تنظيم مي شود. هنگامي كه جلسه را به پايان مي رسانيد نيز به آنها بگوييد بر سر چه مسايلي توافق شده و گام هاي بعدي كدام است.

نكته سوم: كنترل گفتگو ها

شما بايد جلسه در تمام لحظات آن در كنترل كامل خود داشته باشيد. به منظور حصول اطمينان از اينكه اين كار به درستي صورت مي گيرد اقدامات زير را انجام دهيد:

- جلسه را با دستور جلسه مدوني آغاز كنيد.

- هيچ گاه مساله را به تنهايي مطرح و دنبال نكنيد.

- به اين امر اشراف پيدا كنيد كه يك نفر تسلط بر تمامي موارد ندارد.

- اين را بدانيد كه هر كسي گفته هاي خودش را دارد.

- جلسه را با ايستادن يا نشستن در محل برجسته اي از اتاق شروع كنيد.

- براي افزايش حضور ذهن افراد حين جلسه، صداي خودتان را كمي بلند كنيد.

- هنگامي كه صحبت افراد طولاني مي شود، افت و خيز متناوبي داشته باشيد و از طولاني شدن صحبت ها جلوگيري كنيد.

- مودب و قوي باشيد.

- جلسه را مشابه يك مربي فوتبال مرتبا كنترل كنيد بدين منظور تمام زمان جلسه را ببينيد، مطالب را بشنويد و گروه را هدايت كنيد.

- از شخص ديگري براي ثبت صورت جلسه درخواست كنيد.

بدين صورت شما خواهيد توانست تمام گفتگوهاي جلسه را به درستي كنترل كرده و به سه هدف از پيش تعيين شده دست يابيد.

نكته چهارم: پياده شو با هم بريم!

در بسياري از جلسات يك موضوع مي تواند زمان عمده اي از جلسه را مصرف كند. اگر موضوع مطرح شده با اهداف جلسه مرتبط نباشد آن وقت به اعضاي جلسه بگوييد پياده شويد با هم برويم!

موضوعات را روي يك تخته يا كاغذ ثبت كنيد و بعد از پايان جلسه هر كدام را با اعضاي مرتبط جلسه مطرح سازيد. اين كار جلسات را كوتاه تر و متمركز مي سازد.

نكته پنجم: اقدام گرايانه رفتار كنيد

پروژه ها همگي راجع به فعاليت هايي هستند كه انجام مي شوند. بنابراين اطمينان حاصل كنيد تا حد امكان تمام نتايج جلسات در زمان هاي مقرر پايان يابند. تمركز بر روي مصوبات جلسات ضروري است و روشي بسيار مناسب براي كاهش طول جلسات است.

 

 

در صورت تمايل با تكميل اين فرم به اين مقاله امتياز بدهيد.

 


Comments